FLAGSHIP CASE／ENTERPRISE DELIVERY
從人工跨系統作業，到可驗收、可維運的內網自動化平台。
整合兩套內部系統的訂單、出貨與對帳流程，將散落的人工轉檔、追蹤與核對工作，整理成可操作、可驗證、可正式移交的平台。
01／PROBLEM & ORIGINAL WORKFLOW
兩套系統間的人工搬運，讓每一次訂單異動都變成重複核對。
原本怎麼做
團隊同時在兩套格式不相容的內部系統中處理訂單、出貨與對帳。資料必須人工重排、搬運與逐項核對，並重複出現在工單、新增訂單、訂單變更、出貨與對帳等流程。
造成什麼代價
規則散落在承辦人員的經驗裡，例外處理方式不一致；一旦換人接手，就需要重新摸索，也很難快速確認一筆資料目前卡在哪個環節。
- 01重複搬運資料
- 02人工逐筆核對
- 03例外依賴個人經驗
- 04狀態難以追蹤
02／IMPACT & RESULTS
系統統計與估算分開標示，不混為一談。
四大流程整體人工投入估計降幅
使用者估計／專案工時盤點，非系統自動計時- 累積處理數百張訂單不重複訂單數系統統計
- 涵蓋數千筆品項訂單品項總數系統統計
- 約九成對帳資料可安全自動配對系統統計
- 全數通過適用驗收項目確認結果驗收紀錄
03／SOLUTION OVERVIEW
四個核心解法，讓自動化只在安全的地方發生。
格式差異由平台吸收
使用者不需要手動調整兩套系統格式。
可安全判定才自動
唯一且明確的資料才進入自動流程。
有歧義就人工複核
不為了追求自動化率而猜測資料。
每筆資料可以追蹤
訂單、轉換、出貨與對帳狀態可以回查。
04／KEY DECISIONS
優先呈現決定平台邊界的四個判斷。
每個決策都能由驗收清單、結案文件或平台資料鏈支持。
兩套內部系統格式差異由平台處理。
- Why
- 格式轉換規則若留在人工經驗裡，換人接手就要重新摸索、容易出錯。
- Trade-off
- 平台需要維護兩套系統的欄位對應規則，新增例外時需要治理，不能自行擴張。
- Evidence
- 資料鏈涵蓋訂單、生產、轉換、核心系統訂單、出貨與對帳，對應兩套系統的轉換節點。
可安全唯一判定才自動，有歧義就人工複核。
- Why
- 自動化率不是目標，資料正確性才是；歧義資料交給人工判斷比猜測安全。
- Trade-off
- 對帳自動配對率因此有上限（目前約九成），其餘保留人工核對，不強行拉高比例。
- Evidence
- 對帳資料中約九成可自動安全配對，其餘進入人工複核清單。
訂單資料鏈與狀態可追蹤。
- Why
- 任何一筆訂單卡在哪個節點、由誰處理，都要能回頭查得到，而不是只看最終結果。
- Trade-off
- 需要額外欄位與紀錄成本，換取問題發生時可以定位、可以回溯。
- Evidence
- 資料鏈節點與轉換紀錄保留每一次轉換的軌跡。
使用真實資料隔離驗收。
- Why
- 只用虛構資料驗收無法反映真實例外，驗收必須貼近實際使用情境。
- Trade-off
- 需要在正式環境外建立隔離的驗收流程，增加前期準備工作。
- Evidence
- 適用驗收項目全數通過。
補充決策
05瀏覽器零安裝操作。
- Why
- 使用者多為非技術背景，內網部署、零安裝能降低導入門檻與維運負擔。
- Trade-off
- 犧牲部分原生應用的操作彈性，換取上手速度與維運簡單。
- Evidence
- 平台以瀏覽器介面提供轉檔、查詢與核對操作，無需在個人電腦安裝額外程式。
06備份、還原、操作與維運交付。
- Why
- 系統移交後若沒有明確的維運文件與備援機制，交接就只是把問題轉移給接手人。
- Trade-off
- 受控內網部署下的備援與存取範圍是刻意取捨，日後若擴大使用範圍需重新評估。
- Evidence
- 操作手冊、維運手冊與教育訓練文件皆隨結案文件一併交付。
05／DATA FLOW
同一張訂單，如何在系統之間被追蹤到底。
資料鏈不是技術架構圖，而是每個節點代表工作流程中的一個決策或核對點。
- 01
訂單資料
採購訂單進入，資料完整性檢查的起點
- 02
生產資料
生產端系統工單／單頭資料，銜接生產與訂單資訊
- 03
轉換與異動紀錄
保留每一次資料轉換的軌跡
- 04
核心系統訂單
轉入核心營運系統的訂單資料，兩套系統格式在此對齊
- 05
出貨資料
出貨相關單據與明細，銜接訂單與實際出貨
- 06
請款資料
出貨／請款相關資料，進入對帳前的中介狀態
- 07
應收與對帳
應收／對帳資料，安全配對與人工複核在此收斂
06／PRODUCT EVIDENCE
畫面對應的是驗收與例外處理，不是功能清單。
以下為 Anonymized reconstruction／匿名化示意畫面，非正式驗收截圖；Evidence 對應驗收清單、操作與維運文件與流程規則。
訂單與資料鏈追蹤／Anonymized reconstruction
轉檔自動化／Anonymized reconstruction
出貨與對帳／Anonymized reconstruction
07／VALIDATION & DELIVERY
驗收看的是資料正確性與可維運性，不是展示效果。
- Q1已完成正式驗收期間，並依驗收清單逐項確認
- Q2以正式驗收版本作為交付基準，並提供對應版本的操作手冊
- Q3適用驗收項目全數通過確認；少數不適用項目因缺乏真實樣本，依公司決議列為不適用。
結案結論：以正式資料情境完成驗收，適用項目全數通過；提供操作手冊、維運手冊，並完成教育訓練後，正式移交公司承接使用，同步提供移交後的維護服務。
08／MY ROLE
從流程盤點到正式移交，全程參與。
- 業務流程盤點：拆解工單、訂單、出貨、對帳四大流程的實際作業與例外情境。
- 規則與例外定義：界定哪些資料可安全自動判定、哪些必須保留人工複核。
- 產品方向：決定平台的操作門檻（零安裝、瀏覽器操作）與驗收範圍。
- AI 協作開發管理：與 AI 協作完成核心程式開發，把關流程規則與驗收標準。
- 驗收與文件：主責驗收清單、操作手冊、維運手冊與教育訓練文件。
- 正式移交：完成結案文件與移交後維護服務安排。
09／HONEST BOUNDARIES
誠實列出邊界，而不是只講完成的部分。
- 核心程式大量使用 AI 協助開發；我的主要責任是流程規則、優先順序、驗證、迭代與交付，而非逐行寫程式。
- 系統屬公司內網、低併發工具，未針對高流量或對外服務場景設計。
- 訂單、出貨、對帳三大流程上線時間仍短，已有真實產出但尚未走完一個完整月結週期，量化成效仍在累積。
- 少數轉換情境因缺乏真實樣本尚未驗證，依公司決議列為不適用項目。
- 目前採受控內網、低併發部署；若未來擴大使用範圍，需要重新評估權限、安全與發布治理。
- 後續工程改善仍包含測試覆蓋、migration 治理與權限治理；部分擴充項目尚未排入時程。
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